Antes de entrar en contacto con la DEFENSORIA de la Itaipu Binacional, se sugiere que los interesados lean las preguntas y respuestas, las cuales son destinadas a aclarar algunas dudas con respecto al funcionamiento de la DEFENSORIA, así como en que momento y como se la puede accionar.
1. ¿Qué tipo de asuntos se puede tratar en la Defensoría de Itaipu?
La Defensoría recibirá solicitudes referentes a: sugerencias, demandas, elogios y denuncias. En caso de que los asuntos sean de la competencia de los órganos de la Itaipu Binacional, la Defensoría buscará, dentro de sus posibilidades, orientar a los solicitantes sobre la manera más adecuada para proceder.
2. ¿Cómo actúa la Defensoría de Itaipu?
Recurrir a los órganos de administración, unidades organizacionales, comités o colegiados competentes por el asunto para responder en la brevedad posible a las solicitudes, luego de un análisis previo de las mismas. En algunos casos, simplemente podrá dar los datos o la información disponible en los documentos oficiales de Itaipu hasta que pueda satisfacer la solicitud completamente.
3. ¿Quién puede hablar con la Defensoría de Itaipu?
Cualquier persona que se relacione externamente con Itaipu. Los empleados, los pensionistas y las personas admitidas como trabajadores en práctica, tendrán que dirigir sus solicitudes inicialmente a las gerencias de las unidades organizacionales internas de Itaipu, y según la naturaleza de la solicitud, al Comité de Ética o a las Comisiones Internas de Reclamos (CIRs).
4. ¿Es necesario identificarme para efectuar una denuncia o un reclamo?
No. La opción es del solicitante, pues es posible dirigir denuncias y reclamos sin la identificación del autor. En caso de que el solicitante decida identificarse se le asegura el derecho a la confidencialidad y al sigilo profesional sobre su identidad, como cuestión de principio, deber ético y legal (ver la excepción en la nota 3, abajo).
5. ¿Cómo serán tratadas las denuncias o los reclamos anónimos?
Las solicitudes anónimas serán aceptadas, las cuales, después de haber pasado por el análisis preliminar de la Defensoría y de la confirmación de los indicios de veracidad, cumplan la condición fundamental para la apertura de proceso o un procedimiento adecuado independiente de la solicitud anónima. Ninguna solicitud anónima puede justificar, por separado, la apertura de proceso o procedimiento formal en la Defensoría. La solicitud anónima que solamente propague contenido calumnioso, difamatorio o perjudicial contra Itaipu, será archivada.
6. ¿Si me identifico, puedo sufrir represalias? ¿Qué garantías tengo que eso no me va a suceder?
No. El mantenimiento riguroso del sigilo de la información y de sus fuentes, cuando es pertinente, está entre los principios y valores que se observarán en la Defensoría. Así, se prevé que el solicitante se identifique y solicite expresamente la confidencialidad de sus datos personales, pues de esa forma la Defensoría procesará la solicitud normalmente, protegiendo el sigilo de la identificación del solicitante (ver la excepción en la nota 3, abajo).
7. ¿Cómo debo proceder para efectuar una denuncia o un reclamo?
El solicitante externo tiene que dirigirse a Itaipu, usando en primer lugar el canal “HABLE CON NOSOTROS”, y si no obtiene la respuesta o solución satisfactoria a su petición, entonces tendrá que apelar a la Defensoría. El solicitante interno debe dirigirse primero a los órganos responsables de la Itaipu, utilizando para ello los diversos medios disponibles en la empresa, tal como E-mail y otros canales internos.
8. ¿Cuánto tiempo demora para recibir una respuesta?
Considerando que el tiempo para el cierre de un registro depende, básicamente de la diversidad y la complejidad de cada caso, la intención de la Defensoría es responder a toda solicitud de manera rápida, objetiva y precisa, actuando con transparencia, integridad y respeto. Será de hasta treinta (30) días hábiles el período máximo indicado para dar una respuesta al solicitante, a menos de que hayan razones de peso que impidan su cumplimiento, lo cual deberá ser justificado al solicitante.
9. ¿Será posible seguir el curso de una solicitud?
Sí. Para eso, será necesario que el solicitante dé preferencia al registro de su solicitud en las páginas de la Defensoría de la página Web de Itaipu, pues ese registro le proveerá un número del protocolo, con el cual podrá ser hecho el seguimiento de los procedimientos adoptados hasta su conclusión.
10. ¿Qué se hace con los documentos enviados por el ciudadano a la Defensoría?
Toda la documentación física que sea enviada a la Defensoría de Itaipu será mantenida en secreto y archivada en un lugar de acceso restringido. Los documentos no serán devueltos al solicitante después de cerrar el proceso.
11. ¿Por qué es importante la implantación de una Defensoría?
Primordialmente para atender las necesidades de integración entre las distintas partes interesadas en el funcionamiento corporativo de Itaipu, pues la gestión empresarial moderna instruye, entre las soluciones conocidas, la instauración de la unidad de Defensoría, viéndola como un canal de comunicación entre las empresas y la sociedad, lo cual confiere transparencia a sus actos de administración. Por lo tanto, se trata de un espacio importante para el diálogo y una oportunidad de interacción entre la sociedad e Itaipu, con el cumplimiento estricto de la defensa de los derechos humanos y la dignidad de la persona humana, marcados por principios éticos y morales, respeto a las reglas legales y principios constitucionales del Brasil y del Paraguay, y del reconocimiento y respeto a la diversidad de opiniones.
12. ¿Qué contribución puede hacer la Defensoría para la empresa?
Al comunicarse e interactuar sistemáticamente con el público interno y externo, por medio de la Defensoría, Itaipu podrá satisfacer las expectativas de aclaraciones y captar información y opiniones útiles para la mejoría continua de su propia gestión institucional, en beneficio de las sociedades del Brasil y del Paraguay. De esta forma, la Defensoría contribuye para la realización de una gestión participativa y transparente. Así mismo, como resultado de eso, se capacita para contribuir también con las recomendaciones que den soporte al perfeccionamiento de las prácticas y de los procesos empresariales de Itaipu.
NOTAS:
(1) Las presentes preguntas y respuestas tienen relación con los documentos de la constitución y del funcionamiento de la Defensoría aprobados por el Consejo de la Administración de Itaipu.
(2) Itaipu se reserva el derecho, a cualquier momento y sin previo aviso, de modificar el contenido sobre la Defensoría, publicado en su página Web del internet.
(3) Se reconoce el deber de proteger el sigilo de las fuentes, siempre que sea necesario, a criterio del Auditor y del Defensor, sin prejuicio de la observancia de la legislación aplicable en los casos específicos (por ejemplo, en el caso de emplazamientos judiciales).
ÓRGANO Y SU FINALIDAD
La Defensoría/Ouvidoría tiene por finalidad servir como canal de comunicación entre la Itaipu y el público externo, contribuir para la realización de la gestión participativa y transparente y así perfeccionar las prácticas y los procesos empresariales de la Entidad.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Toda la Entidad
ATRIBUCIONES
La Defensoría/Ouvidoría tiene como atribuciones:
• recibir y examinar objetivamente las sugerencias, reclamaciones, elogios y denuncias referentes a procedimientos y acciones realizadas por los empleados y por los órganos de la estructura organizacional de la Itaipu;
• dar conocimiento a las autoridades empresariales competentes de las cuestiones que le fueren presentadas, o las que de otro modo lleguen a su conocimiento, solicitando informaciones y documentos;
• examinar, proponer y promover mecanismos e instrumentos alternativos, utilizando en forma prioritaria los medios electrónicos de comunicación, para la recepción de las sugerencias, reclamaciones, elogios y denuncias;
• organizar y fortalecer canales de comunicación con las diversas unidades de la Entidad y con el público externo;
• recomendar acciones y medidas, administrativas y normativas, necesarias para la prevención, el combate y la corrección de los hechos considerados;
• ejercer las “Atribuciones Generales y Comunes de los Niveles Gerenciales”, descriptas en el Manual de Organización.
IDENTIFICACION DE LAS MANIFESTACIONES
Todas las manifestaciones dirigidas a la Defensoría/Ouvidoría, deberán contener básicamente la identificación del manifestante, el número de documento de identidad, el municipio, departamento o estado y país, la exposición resumida del motivo de manifestación, los medios disponibles para el contacto: e-mail, teléfono, fax, carta o personalmente y la descripción detallada de la manifestación. Es posible que el manifestante se identifique y solicite expresamente la confidencialidad de sus datos personales, hipótesis en que la Defensoría/Ouvidoría procesará normalmente la manifestación, resguardando cuidadosamente la identificación del manifestante.
Se Podrán también formular manifestaciones anónimas, que, después de un análisis preliminar de la Defensoría/Ouvidoría y la confirmación de indicios de veracidad, cumplan la condición fundamental para la apertura de proceso o procedimiento correspondiente, desvinculado de la manifestación anónima de origen, garantizándose que ninguna manifestación anónima puede justificar, aisladamente, la apertura de un proceso o procedimiento formal en la Defensoría/Ouvidoría. La manifestación anónima de contenido calumnioso, difamatorio o injurioso será archivada.
MANIFESTACIONES SE ORIGINEN EN PÚBLICO INTERNO
Cuando las manifestaciones se originen en público interno, pertinentes al Comité de Ética de la Itaipu o a las Comisiones Internas de Reclamación, de ambas márgenes, la Defensoría/Ouvidoría no las procesará, y orientará para que sean encaminadas directamente a esos órganos que las analizarán en su ámbito de actuación. Los órganos citados deberán, dentro de sus atribuciones y de su ámbito de actuación, agilizar de inmediato las disposiciones que consideren necesarias y oportunas, sin perjuicio de medidas posteriores complementarias que sean necesarias para la solución de las manifestaciones.
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