Representantes de diferentes direcciones y divisiones de Itaipu, sede Asunción, participaron del mapeo de proceso de la Dirección General, en el salón de videoconferencia. Un consultor de la empresa Ernst & Young Paraguay brindó detalles sobre la metodología de trabajo que se realizará en las próximas semanas para la ejecución de los proyectos.

El Mapeo de Proceso es una de las técnicas de mejora propuestas, es una representación gráfica de un proceso, mostrando la secuencia de tareas a realizar y su trayectoria. Usa una versión modificada de los símbolos estándar de los flujogramas.  El Mapeo de procesos es el ejercicio de observar alternativas y – luego – juzgar cuales son las mejores bajo ciertas condiciones.

Partiendo de esta base, el consultor de la empresa Ernst & Young, Luis Ayala, señaló que el objetivo del mapeo es identificar los procesos que se están ejecutando en la Dirección General y sus respectivas divisiones de la margen derecha y, optimizarlos para su buena finalización.

“Nuestro proyecto se llama Proyecto de Mapeo del Proceso y en ámbito de Itaipu y se persigue la identificación de todos los procesos que se ejecutan en las diferentes direcciones y unidades organizacionales de Itaipu. Es un proyecto que abarca para  las direcciones no binacionales y para el caso de las  direcciones binacionales se tratará de compatibilizar en un lenguaje uniforme los circuitos o procesos que se ejecutan en ambas margenes”, explicó el consultor Luis Ayala

Enfatizó que en todo mapeo, la visión es horizontal (nunca vertical) ya que un proyecto puede iniciarse en una dirección y concluir en otra. “Lo que queremos lograr es un mapa integrado de los proyectos ejecutados en  Itaipu”, afirmó.

En este contexto ­ subrayó- que es necesario identificar tres elementos: 1) Mapear de proceso (listado), 2) Modelar el proceso (que es la forma que se ejecuta en flujogramas) y, 3) Potenciar las oportunidades de mejoras.

Aconsejó igualmente identificar dos etapas bien definidas con las siguientes preguntas, en la primera:  ¿qué  hacer?  Y en la segunda ¿cómo hacer?.

En la primera etapa (¿qué  hacen en cada una de las unidades organizacionales?) se comienza elaborando un listado o mapa del proceso, luego la definición del mismo, los responsables (que es la unidad funcional del proceso) y la propuesta, que debe salir de un catálogo, etc.

En cuanto a la segunda etapa (¿cómo hacen en los procesos de las unidades organizaciones) hace referencia a la información, a la entradas, a las actividades, insumos, controles, sistemas responsables. “Se debe identificar la oportunidades de mejoras en cada uno de los procesos”, aconsejó.

Integrar los conocimientos de cada área

La tarea de mapeo de procesos, que consiste en la identificación de las actividades realizadas en cada área, va a demandar la intervención de los responsables de áreas de la institución para obtener y  proporcionar los datos pertinentes a los consultores contratados.
“A partir de hoy los responsables de las diversas áreas de la Dirección General ya están enterados del sistema de trabajo que consiste en la elaboración de un mapeo de procesos que se dan en el ámbito de sus respectivos lugares. Nosotros ponemos a disposición de la consultoría los conocimientos que poseen los compañeros”, explicó Olga Gómez del área de Planificación Empresarial.

Gómez comentó también que en el lado brasileño, el proyecto de mapeo del proceso ya está bastante adelantado, donde se encuentran trabajando en la etapa de modelado del proceso y revisión de los datos.

Por otro lado, mencionó que el trabajo de mapeamiento es sumamente importante dentro de la Dirección General debido a las diversas asesorías y dependencias que forman parte de esta área institucional. “Es importante encarar el trabajo debido a la cantidad de asesorías y dependencias que tenemos. Esto va a ser beneficioso para nuestra entidad”, enfatizó.

Trabajo horizontal

Por su parte, Livio Marchi Weber, aclaró que el proceso de mapeo busca identificar el sistema operativo desde una perspectiva horizontal, que se caracteriza por ubicar el nivel de integración entre las áreas y cómo se produce dicho circuito.
“Cuando el proceso de trabajo se refiere al análisis de una sola área, estamos hablando que el mismo es vertical, ya que no observa la interacción que se da entre un sector y otro;  sin embargo, la horizontal tiene en cuenta el proceso de interacción entre las áreas. Se busca integrar datos de todas las áreas”, sostuvo.